Bewirtungsbeleg Vorlage PDF - Bewirtungskosten lokal dokumentieren

1. Wie hoch ist der steuerliche Abzug von Bewirtungskosten in Deutschland?

In Deutschland regelt **§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG** den Abzug von geschäftlichen Bewirtungskosten. Bewirtet ein Unternehmer aus geschäftlichem Anlass Personen (z. B. Kunden, Geschäftspartner oder Dienstleister), sind diese Aufwendungen grundsätzlich nur zu **70 % als abzugsfähige Betriebsausgaben** gewinnmindernd ansetzbar. Die restlichen **30 %** gelten als privat mitveranlasst und dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.

**Wichtige Ausnahme Vorsteuer:** Trotz der 70 %-Abzugsbeschränkung beim Gewinn dürfen Sie die gesetzliche Umsatzsteuer (Vorsteuer) aus der Restaurantrechnung zu **100 %** beim Finanzamt geltend machen! Unser Generator berechnet diese Aufteilung centgenau.

2. Welche Angaben fordert das Finanzamt bei einem Bewirtungsbeleg?

Das Finanzamt stellt extrem hohe formelle Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg. Schon kleinste Formfehler können bei einer Betriebsprüfung zur vollständigen Ablehnung des Steuerabzugs führen. Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:

• Ort und Datum: Name und exakte Anschrift des Restaurants sowie das Datum der Bewirtung.
• Teilnehmer: Namentliche Erfassung aller bewirteten Personen, einschließlich des Gastgebers selbst, mit Angabe ihrer Funktion und des jeweiligen Unternehmens.
• Konkreter geschäftlicher Anlass: Es muss eine konkrete Geschäftsbesprechung oder ein Projekt als Grund benannt werden (z. B. *„Abschlussbesprechung Projekt Cloud-Infrastruktur mit Firma Schmidt Logistik“*). Allgemeine Begriffe wie *„Geschäftsessen“*, *„Kundenpflege“* oder *„Arbeitsgespräch“* reichen dem Finanzamt **nicht** aus und führen zur Disqualifikation des Belegs!
• Höhe der Aufwendungen: Die detaillierten Kosten aufgeteilt in Speisen, Getränke und eventuelle Nebenkosten.
• Unterschrift des Gastgebers: Bestätigung der Richtigkeit der Angaben durch Unterschrift des einladenden Unternehmers.

3. Was gilt für Trinkgelder bei der Bewirtung?

Trinkgelder, die Sie bar an das Servicepersonal zahlen, gehören ebenfalls zu den abzugsfähigen Bewirtungskosten (zu 70 %). Da Trinkgelder in der Regel nicht auf der elektronisch registrierten Registrierkassenrechnung aufgeführt sind, müssen sie separat auf dem Bewirtungsnachweis (Eigenbeleg) eingetragen werden. Um absolute Sicherheit zu haben, sollten Sie sich den Erhalt des Trinkgeldes auf dem gedruckten Beleg vom Servicepersonal kurz quittieren lassen.

4. Gibt es Unterschiede zwischen Bewirtungsbelegen über und unter 250 €?

Ja, das deutsche Steuerrecht unterscheidet hier streng (Kleinbetragsregelung nach **§ 33 UStDV**).

• Unter 250 € (Brutto): Es reicht eine vereinfachte Rechnung (Kleinbetragsrechnung). Diese muss den Namen und die Anschrift der Gaststätte, das Ausstellungsdatum, die erbrachten Leistungen (Speisen/Getränke einzeln aufgeführt), den Bruttobetrag sowie den Steuersatz enthalten. Der Name des Leistungsempfängers muss nicht zwingend aufgedruckt sein.
• Ab 250 € (Brutto): Die Rechnung muss zwingend den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Ihres Unternehmens) enthalten. Fehlt diese Angabe auf dem Kassenzettel des Restaurants, verfällt der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug komplett!

5. Was hat es mit der TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung) bei Restaurantbelegen auf sich?

Seit Januar 2020 müssen elektronische Registrierkassen in Deutschland mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Jede Restaurantrechnung muss einen maschinenlesbaren QR-Code oder spezifische Prüfdaten (TSE-Signatur, Transaktionsnummer, Seriennummer der Kasse und Zeitstempel) aufweisen. Fehlen diese TSE-Angaben auf dem Beleg, zweifelt das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung schnell die Ordnungsmäßigkeit an. Unser online erstellter Bewirtungsnachweis dient als steuerliche Ergänzung und wird fest an diesen TSE-Kassenbeleg geheftet.

6. Können Bewirtungskosten in den eigenen Geschäftsräumen abgesetzt werden?

Wenn Sie Geschäftspartner in Ihren eigenen Büroräumen bewirtungstechnisch versorgen (z. B. durch die Bestellung eines Caterings oder das Bereitstellen von Speisen), gilt die 70/30-Regelung ebenfalls, sofern es sich um eine vollwertige Mahlzeit handelt. Handelt es sich jedoch lediglich um typische Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee, Kekse oder Wasser während einer Besprechung, sind diese Kosten als **Aufmerksamkeiten zu 100 % abzugsfähig** und fallen nicht unter die restriktive Bewirtungskostenregelung.

7. Kann man bei Verlust der Originalquittung einen reinen Eigenbeleg einreichen?

Grundsätzlich gilt das Belegprinzip. Wenn Sie die Originalquittung des Restaurants verloren haben, können Sie in absoluten Ausnahmefällen einen sogenannten „Eigenbeleg“ erstellen. Dieser wird vom Finanzamt jedoch nur dann akzeptiert, wenn Sie den Nachweis über die Zahlung (z. B. durch einen Kreditkartenauszug) und die Plausibilität der geschäftlichen Veranlassung lückenlos erbringen können. Der Vorsteuerabzug (Mehrwertsteuer) ist bei einem reinen Eigenbeleg ohne Gaststättenbeleg jedoch **gänzlich ausgeschlossen**.