Reisekostenabrechnung Vorlage 2026 - Kosten lokal erfassen

1. Was zählt zu den absetzbaren Reisekosten bei einer Dienstreise?

Zu den beruflich veranlassten Reisekosten (gemäß **§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG** für Arbeitnehmer bzw. **§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG** für Unternehmer) gehören im Wesentlichen vier Kostenkategorien:

• Fahrtkosten: Die tatsächlichen Kosten für Bahn, Flug, Taxi oder ÖPNV bzw. die Kilometerpauschale von 0,30 €/km bei der Nutzung eines privaten PKW.
• Verpflegungsmehraufwand (VMA): Pauschalierte Sätze für zusätzliche Verpflegungskosten während der Abwesenheit von der Wohnung und der regulären Arbeitsstätte.
• Übernachtungskosten: Die tatsächlichen Kosten für Hotel oder Unterkunft (nachgewiesen durch entsprechende Hotelrechnungen).
• Reisenebenkosten: Sonstige unabdingbare Nebenausgaben wie Parkgebühren, Maut, geschäftliche Telefongespräche oder Gepäckaufbewahrung.

2. Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen in Deutschland?

In Deutschland gelten für das Inland feste gesetzliche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese betragen:

• 30,00 € pro Kalendertag: Bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden von der eigenen Wohnung.
• 15,00 € pro Kalendertag: Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise oder bei einer eintägigen Dienstreise mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.

Diese Sätze sind steuerfrei erstattbar bzw. als Betriebsausgabe ansetzbar, sofern die Voraussetzungen nachgewiesen sind. Unser Generator unterstützt Sie bei der tagesgenauen Abrechnung.

3. Wann und wie müssen Kürzungen der Verpflegungspauschale vorgenommen werden?

Stellt der Arbeitgeber dem Reisenden Mahlzeiten zur Verfügung (z. B. ein im Übernachtungspreis enthaltenes Frühstück oder eine Einladung zu einem Arbeitsessen), muss die Pauschale laut Gesetz gekürzt werden. Die Kürzungssätze betragen bezogen auf den vollen Tagessatz (30,00 €):

• Frühstück: Kürzung um 20% (entspricht 6,00 € Abzug pro Tag).
• Mittagessen: Kürzung um 40% (entspricht 12,00 € Abzug pro Tag).
• Abendessen: Kürzung um 40% (entspricht 12,00 € Abzug pro Tag).

Dies gilt auch dann, wenn die Mahlzeiten von Dritten im Rahmen geschäftlicher Kontakte bezahlt wurden. Unser Online-Tool übernimmt diese komplexen Berechnungen und Kürzungen vollautomatisch für Sie.

4. Wie wird ein bereits erhaltener Reisekostenvorschuss in der Abrechnung verrechnet?

Wenn Sie vor Antritt der Dienstreise einen Vorschuss vom Arbeitgeber erhalten haben, müssen Sie diesen zwingend in der Abrechnung angeben (vgl. **§ 3 Nr. 13 / 16 EStG**). Der Vorschussbetrag wird am Ende von der Gesamtsumme der erstattungsfähigen Kosten abgezogen. Das verhindert eine steuerfreie Übererstattung. Sollten die tatsächlichen Reisekosten niedriger sein als der Vorschuss, muss der Differenzbetrag an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden.

5. Gelten die gleichen Verpflegungspauschalen auch für Auslandsdienstreisen?

Nein. Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst werden. Die sogenannten Auslandstagegelder sind oft deutlich höher als die Inlandspauschale von 30 € bzw. 15 €. Beispielsweise gelten für die Schweiz oder die USA eigene, regionalspezifische Sätze. Die Kürzung wegen Mahlzeitengestellung im Ausland erfolgt prozentual (20% für Frühstück, 40% für Mittag- und Abendessen) bezogen auf den jeweiligen Ländersatz des Abrechnungstags.

6. Welche Belege müssen der Reisekostenabrechnung als Nachweis beigefügt werden?

Grundsätzlich gilt in Deutschland das Prinzip „Keine Buchung ohne Beleg“. Sie müssen alle Einzelkosten durch Originalbelege oder digitale Quittungen nachweisen. Dazu gehören:

• Hotelrechnungen: Müssen auf den Arbeitgeber ausgestellt sein, wenn sie 250 € übersteigen (Kleinbetragsrechnungsgrenze).
• Fahrkarten: Bahntickets, Flugscheine und ÖPNV-Fahrausweise.
• Nebenkosten-Belege: Quittungen über Parkgebühren, Taxifahrten, Maut oder Gepäckaufbewahrung.
• Bewirtungsbelege: Sofern während der Reise ein geschäftliches Essen stattgefunden hat.

Nur die Kilometerpauschale und die Verpflegungspauschalen (VMA) werden ohne Einzelbeleg erstattet, bedürfen aber des genauen Nachweises der Reisedaten (Start-/Endzeit, Reiseziel).

7. Wie werden Kosten behandelt, die direkt vom Arbeitgeber bezahlt wurden (z. B. Firmenkreditkarte)?

Kosten, die der Arbeitgeber direkt übernimmt oder mit einer Firmenkreditkarte bezahlt hat, dürfen nicht noch einmal als erstattungsfähiger Betrag für den Arbeitnehmer abgerechnet werden. Solche Posten sollten in der Abrechnung als „vom Arbeitgeber direkt bezahlt“ gekennzeichnet werden und fließen nicht in den Auszahlungsbetrag ein. Sie dienen in der Reisekostenabrechnung lediglich der Dokumentation des gesamten Reisevolumens für die Buchhaltung.