Wann ersetzt eine Quittung die Rechnung (und umgekehrt)?
1. Kann eine Quittung als Rechnung dienen?
Ja, unter bestimmten Bedingungen. Eine Quittung ist steuerlich gesehen nichts anderes als ein Dokument. Erfüllt diese Quittung alle gesetzlichen Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 4 UStG), gilt sie gleichzeitig als vollwertige Rechnung. Das ist besonders im Einzelhandel oder bei Kleinbeträgen unter 250 Euro der Fall. Ein Kassenbon ist beispielsweise rechtlich gesehen eine Quittung (Bestätigung der Barzahlung), die jedoch durch das Aufdrucken der Steuersätze und Artikeldaten gleichzeitig die Kriterien einer Kleinbetragsrechnung erfüllt.
2. Kann eine Rechnung als Quittung dienen?
Nein, nicht automatisch. Eine bloße Rechnung beweist dem Finanzamt oder einem Gericht gegenüber nicht, dass das Geld tatsächlich übergeben wurde. Sie können eine Rechnung jedoch in eine Quittung umwandeln, indem Sie auf der Rechnung handschriftlich oder per Stempel vermerken: „Betrag dankend erhalten am [Datum]“, gefolgt von Ihrer persönlichen Unterschrift. In diesem Fall erfüllt das Dokument eine Doppelfunktion als Rechnung und Quittung.
Best Practice für Unternehmer
Bei unbaren Zahlungen (z.B. Banküberweisung, PayPal) benötigen Sie keine Quittung. Der Kontoauszug gilt in Kombination mit der Rechnung als ausreichender Zahlungsnachweis für das Finanzamt. Quittungen sind primär für Bartransaktionen gedacht.