Kostenloser Online-Generator
Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage fuer Dienstleistungen, Honorare oder B2B-Projekte direkt im Browser und ohne Anmeldung. Die Eingaben bleiben lokal, die A4-Vorschau laesst sich drucken oder als PDF speichern. Hinweis: Die Vorlage ersetzt keine steuerliche Beratung.
Aktivieren Sie dies, um Rechnungen ohne Umsatzsteuer-Ausweis zu erstellen. Der gesetzliche Hinweis wird automatisch im Beleg eingefügt.
Sehr geehrte Damen und Herren,
für die vertragsgemäß erbrachten Dienstleistungen erlaube ich mir, Ihnen folgenden Betrag in Rechnung zu stellen:
| Pos | Leistungsbeschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt (Netto) |
|---|
Praxisnaher Überblick für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland.
Eine Rechnung ist nach § 14 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Für den Alltag bedeutet das: Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern ob die Angaben vollständig und nachvollziehbar sind. Diese Vorlage hilft beim strukturierten Erfassen typischer Rechnungsdaten und beim Drucken als PDF. Sie erzeugt jedoch keine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 und ersetzt keine steuerliche Einzelfallprüfung.
Für normale Rechnungen nennt § 14 Abs. 4 UStG vor allem diese Angaben: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Zahlungsziel, Bankverbindung und Projektbezug sind nicht immer gesetzliche Pflichtangaben, machen die Rechnung aber für Buchhaltung und Zahlungslauf deutlich besser prüfbar.
Frühere Schwellenwerte sind für aktuelle Inhalte nicht mehr passend. Nach dem derzeitigen § 19 UStG ist ein im Inland ansässiger Unternehmer als Kleinunternehmer umsatzsteuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. In diesem Fall wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Ein klarer Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ vermeidet Missverständnisse beim Empfänger. Gleichzeitig entfällt regelmäßig der Vorsteuerabzug.
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro erlaubt § 33 UStDV erleichterte Angaben. Erforderlich sind mindestens Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung. Für B2B-Projekte ist trotzdem oft eine vollständige Rechnung sinnvoll, weil Empfänger, Projekt, Leistungszeitraum und Rechnungsnummer spätere Rückfragen deutlich reduzieren.
Seit dem 1. Januar 2025 sind bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen vorgesehen. Das BMF beschreibt die E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein normales PDF gilt steuerlich nicht als solche E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Für die Ausstellung sonstiger Rechnungen gelten Übergangsregeln; bis Ende 2026 sind Papier- oder PDF-Rechnungen für viele inländische B2B-Fälle noch möglich, wenn der Empfänger zustimmt. Wer dauerhaft B2B-Rechnungen stellt, sollte parallel ein XRechnung- oder ZUGFeRD-fähiges Verfahren vorbereiten.
Typische Fehler sind fehlende Leistungsdaten, doppelte Rechnungsnummern, unklare Leistungsbeschreibungen, alte Kleinunternehmer-Grenzen, ein Umsatzsteuerausweis trotz Steuerbefreiung oder die Annahme, ein PDF sei automatisch eine E-Rechnung. Prüfen Sie außerdem, ob Gutschriften, Reverse-Charge-Fälle, Anzahlungen, Bauleistungen oder Auslandssachverhalte besondere Hinweise brauchen. Diese Vorlage deckt einfache Standardrechnungen ab; Sonderfälle sollten fachlich geprüft werden.
§ 14b UStG nennt für Unternehmer eine Aufbewahrung von Rechnungen für acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei Fehlern sollte die Korrektur nachvollziehbar bleiben: Entweder wird eine berichtigte Rechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung erstellt oder, wenn bereits gebucht, eine saubere Storno- und Neuausstellung genutzt. Wichtig ist, dass Buchhaltung und Kunde dieselbe Beleglage nachvollziehen können.
Quellenbasis: § 14, § 14b und § 19 UStG, § 33 UStDV sowie BMF-FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026.